W dzisiejszych czasach nikt już nie kwestionuje zapotrzebowania na wideokonferencję. Zapotrzebowanie to oraz oferowane przez wideokonferencję korzyści są oczywiste. Pomimo tego, sale konferencyjne ciągle nie są odpowiednio wyposażone, choć właśnie w tych salach zapadają najważniejsze dla przyszłości firmy decyzje. Spotkania bezpośrednie niezwykle często wiążą się z koniecznością podróżowania, co pociąga za sobą stratę czasu i koszty. W czasie spotkania niejednokrotnie okazuje się, że potrzebna jest konsultacja z firmą prawniczą, marketingową, czy wręcz ze swoim własnym oddziałem z innego miasta. Wtedy właśnie najbardziej odczuwalny jest brak wideokonferencji. Możliwość odbywania spotkań bez konieczności podróżowania dzięki szybkiej, bezpośredniej i skutecznej komunikacji pozwala na równie szybkie i skuteczne podejmowanie decyzji, co bezpośrednio wpływa na przewagę konkurencyjną.

Zastosowanie technologii wideokonferencyjnej przynosi wymierne i policzalne oszczędności dla firmy. Nie trzeba wysyłać pracowników na szkolenia płacąc za bilety lotnicze i hotele, nie istnieje ryzyko, że nasz bagaż poleci do Helsinek zamiast do Nowego Jorku. Dodatkowo zaoszczędzimy czas podróży, który często jest największym kosztem całego spotkania. Unikniemy też niewygód, stresu i zmęczenia, jakie zwykle towarzyszą dalekim podróżom. Nie przytrafi się nam też żadna niemiła przygoda.

Współczesna technologia umożliwia zrealizowanie spotkania dosłownie w kilkanaście sekund. Wystarczy jedynie wybrać numer!

Sprzęt wideokonferencyjny powinien być przede wszystkim prosty i przyjazny w obsłudze. Dodatkowo powinien on realizować wszystkie funkcje, potencjalnie występujące w trakcie tradycyjnego spotkania, np. wspólne użytkowanie dokumentów. Często chcemy się spotkać w jednym momencie z kilkoma grupami osób, które znajdują się w różnych miejscach, w celu przeprowadzenia wspólnej dyskusji. To również jest możliwe przy użyciu wideokonferencji, bez wychodzenia z biura.

Sam przebieg spotkania i jakość przekazu wiedokonferencyjnego uzależniony jest od parametrów urządzenia i łączy, jakimi dysponujemy.

Wideokonferencja w Polsce

Nasza firma jest Autoryzowanym Integratorem Systemów audio/wideo/data konferencyjnych. Od kilku lat wdrażamy najpopularniejsze i najwyżej cenione w świecie systemy wideokonferencyjne amerykańskiego producenta – firmy Polycom. Polycom to niekwestionowany światowy lider branży z ponad 50%udziałem w rynku wideokonferencji. W oparciu o produkty i rozwiązania Polycom zapewniamy najwyższy standard wideokonferencji personalnej i grupowej.

Dziś wideokonferencja to nie tylko przekaz obrazu rozmówców wraz z głosem. Właściwie należy mówić o pełnych systemach telekonferencyjnych zapewniających możliwość organizowania wirtualnych spotkań pojedynczych osób lub grup, w kilku lub kilkunastu lokalizacjach jednocześnie, z przekazem głosu, obrazu oraz możliwością prezentacji dokumentów, a nawet wspólnej pracy na dokumentach. Obecnie telekonferencja (w tym i wideokonferencja) przeżywa kolejną rewolucję związaną z wkraczaniem do internetu. Wraz z rozwojem szerokopasmowej komunikacji można się „spotykać” na stronach internetu, intranetu lub korporacyjnych sieciach VPN (Virtual Private Network).

Systemy wideokonferencyjne - prostota i intuicyjność obsługi

Do niedawna wideokonferencja kojarzyła się z trudną do ogarnięcia zaawansowaną technologią, zwykle „wrogą” dla użytkownika nie będącego specjalistą od telekomunikacji. Dziś trudno o bardziej mylny pogląd. Współczesna wideokonferencja to nadzwyczaj przyjazne urządzenia, funkcjonalne i proste w użytkowaniu. Ich obsługa niewiele różni się od jednoczesnej obsługi telefonu i telewizora i z pewnością nie jest kłopotliwa. Urządzenia dawniejszych technologii sprzed 1997 r. rzeczywiście przysparzały użytkownikom wiele problemów i wymagały znacznie lepszej inżynieryjnej orientacji. Dzisiejsze urządzenia mają proste intuicyjne menu obrazkowe i wyposażone są w systemy autokonfiguracyjne. Ich obsługa nikomu nie sprawia trudności.

Urządzenia

Urządzenia będące w naszej ofercie realizują połączenia wideokonferencyjne zarówno w sieci IP (lokalne i rozległe korporacyjne sieci komputerowe), jak i przez łącza ISDN (cyfrowe łącza telekomunikacyjne o znacznie lepszej jakości od zwykłych łączy telefonicznych – analogowych). Wideokonferencję można przeprowadzić już z prędkością od 128 kbps, czyli po jednej linii ISDN. Najlepsza jakość, porównywalna z przekazem telewizyjnym, jest osiągalna przy prędkości 2Mbps (łącze ISDN PRI). Dostawcami łączy ISDN są krajowi operatorzy telekomunikacyjni. Wszystkie urządzenia pracują również w sieci IP. Część z nich posiada wbudowany serwer wideokonferencyjny umożliwiający połączenie wielopunktowe 4 lokalizacji jednocześnie.

W naszej ofercie znajdują się zarówno urządzenia typu set-top, jak i typu desk-top. Najlepszym rozwiązaniem dla każdego biura są urządzenie typu set-top. Są to urządzenia samodzielne, gotowe do realizacji każdego typu wideopołączeń. Urządzenia takie podłączane są do różnych urządzeń projekcyjnych, takich jak telewizory, projektory LCD, monitory plazmowe, rzutniki ciekłokrystaliczne czy duże telebimy, w celu zapewnienia najwyższej jakości transmitowanego obrazu. Urządzenia typu desk-top są podłączane do komputera klasy PC przez port USB. W odróżnieniu od urządzeń PC-centric, „desk-topy” są samodzielnymi urządzeniami podłączanymi do komputera zewnętrznie. Najwyżej ocenianym urządzeniem typu desk-top jest Polycom ViaVideo®. Montaż tego urządzenia nie wymaga ingerencji w wewnętrzne układy komputera. Dzięki temu jest bardzo prosty i możliwy do wykonania przez każdego użytkownika bez pomocy serwisu. Równie proste jest jego przeniesienie na inne stanowisko, co w praktyce jest trudno wykonywalne w przypadku PC-centric. Wszystkie urządzenia wyróżniają się intuicyjnym interfejsem graficznym użytkownika, przez co ich obsługa jest bardzo prosta i przejrzysta; nie są wymagane szkolenia z zakresu ich użytkowania. Równie prosto jak obsługa wygląda ich konfiguracja, która poza wpisaniem numerów linii odbywa się automatycznie.

Wszystkie oferowane urządzenia posiadają własny system zarządzania przez www (generują własne strony www). W ten sposób można zmieniać ich ustawienia, wykonać pełną diagnostykę i zestawiać połączenie zdalnie. Poprzez wykorzystanie tej funkcji osoba opiekująca się sprzętem (np. administrator systemu) ma do niego pełen dostęp ze swojego komputera poprzez zwykłą przeglądarkę internetową.

W trakcie samego spotkania można przeprowadzić prezentację PowerPoint poprzez jej wcześniejsze wgranie do urządzenia. Jeśli podłączymy zewnętrzne urządzenia wizyjne (wizualizer, druga kamera, wideo) możemy osobie z drugiej strony pokazać na przykład treść dokumentu, widok za oknem lub odtworzyć film z wideo. Funkcje te są w chwili obecnej szeroko wykorzystywane między innymi przy szkoleniach na odległość.

Do zestawu wideokonferencyjnego można również podłączyć więcej niż jeden telewizor. Umożliwi nam to jednoczesne spotkanie i omawianie dokumentów widocznych na drugim ekranie. Poprzez podłączeniu urządzenia nagrywającego (np. serwera streamingu czy wideo) możemy całe spotkanie archiwizować bądź to w postaci elektronicznej, bądź na kasetach wideo.

Oferta obejmuje również jednostki z wbudowaną możliwością streamingu w sieciach IP. Dzięki tej funkcji można udostępnić przebieg spotkania szerokiej rzeszy odbiorców, którzy są podłączeni do sieci komputerowej i posiadają przeglądarkę  internetową.

Sama kamera na urządzeniu jest ruchoma i posiada dwunastokrotny zoom, możemy więc za pomocą pilota skierować ją na obiekt, który chcemy pokazać. Istnieje również możliwość sterowania kamerą odległą, znajdującą się u naszego rozmówcy. Kamera ta posiada automatyczne tryby pracy. Może ona podążać  za rozmówcą, więc nawet jeśli poruszamy się po pokoju, zawsze jesteśmy widoczni dla naszych rozmówców. Inny tryb powoduje ruch kamery do wcześniej zaprogramowanych miejsc, co znacznie poprawia szybkość jej reakcji i kierowanie kamery na wybrane osoby lub np. tablice z rysunkami. Oczywiście jeśli nie chcemy, aby nasz rozmówca sterował naszą kamerą, możemy funkcję tę wyłączyć.

W skład zestawu wchodzi super czuły mikrofon o pokryciu 360o. W bardzo krótkim czasie „uczy się” otoczenia i eliminuje szumy, np. fontanny czy ruchu samochodowego, oraz dodatkowo wytłumia echo. Nasz odbiorca słyszy bardzo wyraźny, czysty dźwięk  doskonałej jakości.

Dodatkowo do zestawu można podłączyć zwykłą linię telefoniczną i wykorzystać taką konfigurację jako telefon głośnomówiący. W trakcie połączenia wideokonferencyjnego zawsze można do kogoś zadzwonić i osoba ta będzie uczestniczyć w naszym spotkaniu poprzez zwykły telefon.

Kolejną zaletą oferowanych przez nas rozwiązań jest upgrade software'owy i hardware'owy. Firma na początku nie musi kupować najbardziej zaawansowanej jednostki. Można kupić prostszą, pracującej na mniejszych prędkościach, bez serwera wideokonferencyjnego. Z czasem można dokupić odpowiednie rozszerzenie i przez to wzbogacić istniejący sprzęt o nowe możliwości bez potrzeby zakupu nowego urządzenia. Dodatkowo zawsze można wgrać do urządzenia najnowsze oprogramowanie, co zagwarantuje posiadanie najnowszych/najlepszych protokołów transmisji, kodowania wizji i fonii oraz dostęp do nowych funkcji. W ten sposób posiadamy zawsze nowoczesne urządzenie, bez względu na datę zakupu. Dzięki temu sprzęt się nie starzeje. Jest to pierwszy oferowany na świecie sprzęt bez tej przykrej właściwości popularnych PC-tów.

Możliwości sprzętu limitowane są jedynie wyobraźnią użytkownika. Wśród możliwych zastosowań wymienić można: spotkania zarządów i gremiów kierownicznych, kontakt z klientami, szkolenia na odległość, monitoring, rekrutacja na odległość czy kontrola pracy.

Ile kosztuje wideokonferencja

Do niedawna systemy wideokonferencyjne wydawały się być drogie. Wydawały się, ponieważ pomimo swojej stosunkowo wysokiej ceny ich stosowanie zawsze było źródłem oszczędności, nie kosztów. Każda rozbudowana korporacja lub firma często kontaktująca się z odległymi kooperantami może osiągać ogromne korzyści ze stosowania wideokonferencji. Dzisiaj wideokonferencja z pewnością nie jest droga, a biorąc pod uwagę jej nadzwyczaj szybką amortyzację, jest doskonałym rozwiązaniem komunikacyjnym. Przeciętna 10-oddziałowa korporacja, stosując wideokonferencję tylko dla potrzeb wewnętrznych kontaktów, odzyskuje zainwestowane środki w czasie SZEŚCIU miesięcy. Jest to zdecydowanie lepszy sposób na komunikowanie się niż utrzymywanie „stajni” samochodów firmowych i podróżowanie nimi. Nie bez znaczenia są aspekty oszczędności czasu i bezpieczeństwa. Jak wiadomo, na polskich drogach łatwo o kolizje, które przy wideospotkaniach nie istnieją. Jednocześnie komfort i prędkość, z jaką można pracować, zdobywać informacje, podejmować decyzje i wdrażać je w życie, z pewnością warte są rozważenia.

Wideokonferencja to jeden z najlepszych środków do podniesienia wydajności pracy w organizacjach, które muszą kontaktować się z otoczeniem. Badania prowadzone w Wielkiej Brytanii i USA wykazują, że 68% spotkań to spotkania robocze, które nie wymagają „uściśnięcia ręki”, za to kontakt wzrokowy i czytanie języka ciała jest bardzo istotne. Wtedy właśnie wideokonferencja bywa niezastąpiona.

Obecnie najprostsze urządzenia do profesjonalnej wideokonferencji osobistej (dla pojedynczych osób) są dostępne w cenie od ok. 600 USD (nie należy mylić z WEB kamerami). Najlepsze rozwiązania dla biznesu to urządzenia grupowe set-top. Są one dostępne w cenach od 4500 USD. Urządzenia wyposażone w serwer do wideokonferencji wielopunktowej dostępne są w cenie od 13000 USD.

Tak więc, cena jednego urządzenia wideokonferencyjnego porównywalna jest do ceny jednego samochodu. Tyle że liczba miejsc, które jednego dnia jesteśmy w stanie odwiedzić samochodem, jest bardzo ograniczona. Wideokonferencja umożliwi wszystkie niezbędne spotkania w czasie kilku godzin, a rozmowy rozpoczęte rano można kontynuować i zakończyć jeszcze tego samego dnia lub w innym dogodnym terminie.

Kto używa wideokonferencji

Dziś w Polsce większość operatorów telekomunikacyjnych, banków, kancelarii prawniczych, koncernów przemysłowych czy firm handlowych stosuje powszechnie wideokonferencję w swojej codziennej pracy. Wyposażone w nią są również niektóre organy administracji państwowej.