Rozwiązanie telefonii IP polega na transmisji głosu w sieciach LAN/WAN, analogicznie do transmisji danych. Pozwala to na znaczące uproszczenie architektury systemu telekomunikacyjnego (dostęp do usług głosowych jest wszędzie tam, gdzie jest sieć komputerowa) oraz administracji usługami telefonicznymi (nie ma potrzeby tworzenia dedykowanej sieci telefonicznej, multiplikowania ilości gniazd w sieci strukturalnej, redukuje się ilość przełączeń kablowych).

Istnieje również możliwość tworzenia połączeń międzycentralowych (tzw. trunking) w sieci oddziałów przedsiębiorstwa, co pozwala na unifikację planu numeracji telefonicznej w firmie oraz umożliwia optymalizację ruchu telefonicznego, a co za tym idzie – obniżenie kosztów połączeń telefonicznych. Według oceny specjalistów, oszczędności wynikające z wdrożenia telefonii IP, mogą sięgać nawet 40% całkowitych wydatków przedsiębiorstwa na telefonię.

Dodatkową korzyścią wynikającą z wdrożenia telefonii IP może być możliwość zatrudniania telepracowników (pracowników pracujących w lokalizacjach innych niż siedziba firmy, lub w domu). Pracownik taki dostępny jest pod numerem firmowym (zarówno wewnątrz, jak i z zewnątrz firmy) i ma dostęp do wszystkich funkcji centrali telefonicznej, łącznie z pocztą głosową.

Telefonia IP daje możliwość prostej integracji aplikacji telefonicznych (np. oprogramowania „softphone” – telefonu działającego w postaci aplikacji) z aplikacjami biznesowymi (co daje np. możliwość wykonywania połączeń z poziomu programu Microsoft Outlook) bez potrzeby wdrażania rozwiązań CTI (integracji aplikacji komputerowych z systemem telekomunikacyjnym).