200 rachunków, 7 banków i jeden cel - szybszy dostęp do informacji potrzebnych do zarządzania płynnością

Grupa Selena prowadzi działalność międzynarodową za pośrednictwem kilkudziesięciu spółek, które zlokalizowane są na 4 kontynentach i korzystają z ok. 200 rachunków bankowych prowadzonych w 7 bankach. Taka skala aktywności biznesowej wiąże się ze złożoną, wielowymiarową obsługą płatności, wyciągów bankowych oraz informacji potrzebnych do zarządzania płynnością. Procesy te wymagają korzystania z wielu systemów bankowości elektronicznej i wykonywania licznych powtarzalnych czynności.

ANDRA, we współpracy z Selena, wdrożyła platformę Payment Factory, która scentralizowała komunikację z bankami, zautomatyzowała obsługę płatności i wyciągów oraz zapewniła Departamentowi Skarbu Seleny bieżący dostęp do danych finansowych ze wszystkich spółek.

Efekt? Proces finansowy - od wprowadzenia płatności do rozksięgowania wyciągu - zajmuje dziś o 75% mniej czasu, a informacje potrzebne do zarządzania płynnością są dostępne praktycznie od razu.

Projekt w liczbach

• 200 rachunków bankowych obsługiwanych w ramach Grupy
• 7 banków objętych codzienną komunikacją
• 75% mniej czasu potrzebnego na obsługę procesu finansowego
• Równowartość 2,5 etatu uwolnione do realizacji innych zadań dzięki automatyzacji
• 90-100% automatyzacji księgowania i parowania wyciągów

O kliencie

Grupa Selena to międzynarodowy holding obejmujący 40 spółek działających w 19 krajach. Jednostką dominującą Grupy jest Selena FM S.A. z siedzibą we Wrocławiu. Od 2008 roku akcje Selena FM S.A. są notowane na Giełdzie Papierów Wartościowych w Warszawie.

Selena należy do światowych liderów rynku chemii budowlanej i jest jednym z czterech największych producentów pian montażowych dla budownictwa na świecie. Produkty Seleny są dostępne na ponad 100 rynkach, a ich jakość i skuteczność przekładają się na silną pozycję rynkową firmy.

Tak szeroki zakres działalności oznacza dużą liczbę rachunków bankowych, intensywne przepływy finansowe i konieczność bieżącego zarządzania płynnością całej Grupy.

Problem: dane były rozproszone, a ich przygotowanie zajmowało więcej czasu niż właściwa analiza

Przed wdrożeniem codzienna obsługa procesu finansowego obejmowała import i wysyłkę płatności, pobieranie wyciągów bankowych, ich księgowanie oraz przygotowanie informacji potrzebnych do zarządzania płynnością.

Duża część tych działań była wykonywana oddzielnie dla poszczególnych spółek i banków. Użytkownicy logowali się osobno do systemów 7 banków, korzystając z odrębnych dostępów i haseł, a praca wymagała ciągłego przełączania się pomiędzy systemami bankowymi i poszczególnymi spółkami.

Samo pobranie wyciągów zajmowało zespołowi odpowiedzialnych za ten proces pracowników Grupy Selena od 1 do 1,5 godziny dziennie. W skali całej Grupy obsługa procesu pochłaniała średnio około 60 roboczogodzin miesięcznie.

Jeszcze większym wyzwaniem był jednak dostęp do informacji potrzebnych Departamentowi Skarbu. Dane były rozproszone pomiędzy różnymi bankami i spółkami, dlatego przygotowanie pełnego obrazu pozycji gotówkowej wymagało czasochłonnego zestawiania danych i uzgadniania informacji pochodzących z wielu źródeł. W efekcie znaczna część pracy zespołu koncentrowała się na pozyskaniu danych i porządkowaniu informacji zamiast na ich analizie oraz podejmowaniu trafnych i szybkich decyzji.

Rozwiązanie: jedno środowisko pracy zamiast wielu systemów

ANDRA wdrożyła platformę Payment Factory, która zintegrowała w jednym środowisku komunikację między Grupą Selena, systemem ERP i bankami.

Użytkownicy przestali logować się osobno do systemów poszczególnych banków. Zamiast 7 odrębnych logowań i 7 haseł korzystają obecnie z jednego środowiska pracy, w którym dostępne są płatności, wyciągi oraz informacje o transakcjach bankowych z całego holdingu.

Platforma eliminuje również konieczność przełączania się pomiędzy spółkami. Dane z wielu rachunków, banków i spółek są prezentowane w jednym miejscu - zarówno w postaci zagregowanej, jak i w podziale według kryteriów analitycznych wykorzystywanych przez Departament Skarbu.

Szczególnym wyzwaniem projektu było opracowanie mechanizmu klasyfikacji operacji, który jednocześnie spełnia wymagania księgowości oraz potrzeby raportowe Departamentu Skarbu. Dzięki temu te same dane mogą być automatycznie wykorzystywane zarówno do księgowania wyciągów, jak i do prowadzenia analiz wspierających efektywne zarządzanie płynnością.

Komunikacja z bankami została oparta na standardzie EBICS, natomiast automatyzacja procesów oraz precyzyjna kontrola dostępu do platformy ograniczyły ryzyko błędów wynikających z ręcznej obsługi operacji.

Efekty: mniej czasu na obsługę procesu, więcej na zarządzanie płynnością

• Po wdrożeniu cały proces finansowy - od wprowadzenia płatności aż po rozksięgowania wyciągu - zajmuje o 75% mniej czasu.
• Poziom automatycznego księgowania i parowania wyciągów wynosi obecnie 90% w Selena FM S.A. oraz 100% w  spółkach całej Grupy Selena.
• Automatyzacja pozwoliła uwolnić zasoby odpowiadające 2,5 etatu i skierować je do realizacji innych, bardziej złożonych zadań.

Najważniejsza zmiana dotyczy jednak sposobu pracy Departamentu Skarbu Grupy Selena. Informacje potrzebne do zarządzania płynnością są dostępne w jednym miejscu, bez konieczności pozyskiwania danych z wielu systemów i ręcznego przygotowywania zestawień. Dzięki temu decyzje cashpoolingowe mogą być podejmowane dwa razy dziennie, na podstawie aktualnych i zagregowanych danych.

Przed i po wdrożeniu

Główna korzyść

Wdrożenie nie ograniczyło się do automatyzacji komunikacji z bankami. Zmieniło sposób pracy Departamentu Skarbu Grupy Selena. Czas, który wcześniej był poświęcany na pozyskiwanie i uzgadnianie informacji z wielu banków i spółek, może być przeznaczony na analizę danych oraz zarządzanie płynnością finansową całej Grupy.

Opinia klienta

Elżbieta Korczyńska, Cash Management Director, Selena FM SA: „Przed wdrożeniem platformy Payment Factory przez firme ANDRA, pozyskanie i uzgodnienie danych z wielu banków i spółek wymagało znacznego nakładu pracy. Teraz większość tych działań odbywa się automatycznie, a informacje potrzebne do podejmowania decyzji są dostępne szybciej i w bardziej uporządkowanej formie. Dzięki temu możemy poświęcać więcej uwagi faktycznemu zarządzaniu płynnością zamiast koncentrować się na obsłudze procesu zbierania danych.”